Няколко идеи за повече смисъл и вдъхновение в бизнес срещите
Срещите по работни въпроси традиционно са мястото, където хората търсят възможност за споделяне на идеи и намиране на нови подходи и решения. Те са времето, в което черпим от енергията на екипа и даваме своя уникален принос. Често обаче, в бързината на работното ежедневие, срещите се превръщат в бреме, в поредния ангажимент, който очакваме да отмине. Ако търсите възможности за вливане на нова енергия в работните срещи с екипа, в който участвате или водите, ето няколко предложения, които да имате предвид и да изпробвате, ако искате да се радвате на по-добри резултати.
Свързването като предпоставка за ефективност
Обикновено разбираме ефективността като бързо стигане до разбирателство, което води до конкретни действия и резултати. Практиката ни показва, че пътят за постигане на ефективност не винаги е свързан с бързината и са необходими други инструменти, за да достигнем до нея. Екипите постигат значими резултати, когато членовете са истински свързани помежду си и като роли, и като личности. Ефективността често е резултат от чувството на принадлежност и разбиране на цялата картина. Подходите, които традиционно използваме в бизнес срещите – стриктен дневен ред, ограничено време за изказване и стремеж към бързо приключване, всъщност понякога пречат на ефективността, вместо да я подкрепят.
Новите решения идват благодарение на заедността и готовността самите ние да се променим. Ето защо е важно да отделим време за свързване между членовете на екипа, преди да пристъпим към обсъждане на варианти и вземане на решения. Може да звучи парадоксално, но забавянето на скоростта на разговора и позволяването на свързване на хората, дори на личностно ниво, дава възможност за по-бързо приключване на чисто работните въпроси. Това е така, защото хората имат нужда да разбират цялостния контекст на работната ситуация, съществена част от който е това, което ги обединява като екип и ги кара да бъдат истински ангажирани.
Методите на участието се основават на предположението, че всяка група или екип има нещо общо, което ги обединява, отвъд всички различия без това да означава тези различия да се пренебрегват. Енергията на групата идва от това, което ги обединява и може би основният въпрос, когато организираме срещи, е: „Как срещите да водят до общото?“. Няма рецепта за постигането на смислени срещи, по-скоро това е практика, която е свързана най-вече с три аспекта: личното осъзнаване и подготовка, грижа за поканата и пространството и влизането в ролята на „домакин“ на срещата.
Как да подготвим себе си?
Като човек, който организира и води една среща, трябва да сте наясно със собствената си нагласа и отношение към предстоящия разговор. Въпреки че на пръв поглед са невидими, те оказват значително влияние на това как ще протече срещата. Потърсете отговор на следните въпроси:
– Какъв е смисълът на тази среща за мен и за другите?
– Защо свиквам тази среща отвъд очевидната неизбежност на седмичните срещи?
– Каква е нагласата ми? С каква енергия влизам? А с каква енергия бих искал/а да влизам в срещата?
– Позволявам ли си да назова истински значимите за мен неща?
Как да зададем правилния въпрос?
Когато сме наясно със собственото си намерение и отношение към предстоящата среща, можем много по-лесно да стигнем и до следващия ключов елемент – въпросът, който ще зададем. Поставянето на въздействащ въпрос, който предизвиква екипа, е много по-силно от това да зададем стандартен дневен ред от няколко точки.
Добрият въпрос по естествен начин ще стимулира участието и ангажираността на участниците, без да има необходимост да контролирате всичко, което се случва. Отделете време да подготвите въпроса, за да сте сигурни, че той най-точно отразява това намерение, с което организирате срещата. Силните въпроси са кратки, ясни, предизвикват любопитството и отварят пространство, те предизвикват допълнителни въпроси и дълбочина на разговорите, вместо да търсят бързи отговори.
Ето няколко примерни въпроса, които в нашия опит са служили за отваряне на истински вдъхновяващи срещи:
- „Каква 2015 отразява най-силно намерението ми за развитие на фирмата тази година?“
- „Как разпределението на ролите в екипа да е предпоставка за повече удовлетворение за всички?“
- „Каква организационна структура би подкрепила екипа ни най-силно?“
Как да поканим участниците и да подготвим пространството?
Ако вие отивате на среща, запитайте се какво пространство би ви вдъхновило да дадете своя принос? Как да поканите освен хората и вдъхновението им? Каква метафора на срещата бихте използвали, за да изненадате приятно тези, които ще дойдат?
Тези въпроси се отнасят както за физическото пространство, така и за цялостната енергия, с която свиквате срещата. Ако имате намерение за среща, която ще търси нови решения дали и начинът, по който каните хората и подредбата на стаята да не бъдат в съответствие с това намерение? Потърсете оригинален начин, отвъд стандартното съобщение в календара, такъв, който да отразява и вашето вдъхновение. Използвайте въпрос в поканата – стимулирайте любопитството и желанието за принос у екипа.
Помислете и за процеса, през който ще премине срещата – практическите методите, които са базирани повече на диалог и участие, отколкото на дискусия или дебат, ще ви позволят да достигнете до непознати досега идеи и да включите разнообразието на гледни точки и мнения.
Как да проведем самата среща?
Можете ли да оставите очакванията си на прага на залата и да се поканите да се изненадате самите вие от начина, по който ще протече срещата? Можете ли да подготвите срещата и да я оставите да се случи така както целия екип има нужда да се случи без да „трябва“ да се обсъдят всички набелязани точки, без да се разпределят всички задачи, без да бутате групата към нещо предварително измислено/решено от вас?
Уменията за модериране и фасилитиране на срещи са изключително ценни, но често не ни позволяват да дадем свобода на това, което има да се случи, вместо на това, което вече сме намислили. Понякога е по-важно да влезем в ролята на „домакини“ на един разговор и да се грижим повече за условията, които позволяват на другите да се изявят, отколкото да преследваме предварително набелязана цел. Тази роля предполага и много повече умения за слушане, отколкото непременно активно участие.
Колективната интелигентност на екипа и иновацията са достижими, само когато сме готови да се откажем от контролираното водене на срещи, от предвидимостта и стриктното следване на дневния ред. Както и в природата, така и в човешките взаимоотношения новите идеи и решения се раждат някъде на границата между хаоса и реда.
Антон Вълков, Емилия Илиева-Крайнова
–
Статията е публикувана на сайта Кариери на 15.01.2015 г.